Diritto & Tecnologia – Articolo della settimana n. 3

dom, 28 dicembre 2008 - 4 minutes read

Nonostante il periodo festivo, prosegue la rubrica “Articolo della settimana” dedicata al più interessante approfondimento pubbicato sul web giuridico. Tra gli articoli e i post di questi giorni ho deciso di segnalare lo studio (in inglese) di due colleghi statunitensi Janice MacAvoy e Ivan Espinoza-Madrigal dal titolo accattivante “Pensaci due volte prima di cliccare su Invia! Considerazioni pratiche sull’uso della posta elettronica“. L’articolo inizia con una frase che io uso spesso quando parlo in pubblico di Internet (specialmente dei social networks):

Non inviare un’e-mail se non fossi felice di vederla pubblicata sulla prima pagina di un giornale o ovunque su Internet.

La posta elettronica è ormai uno strumento essenziale nei rapporti personali e commerciali, ci consente di comunicare con amici, clienti e colleghi in modo di gran lunga più efficiente rispetto ad altri mezzi di comunicazione; questa stessa versatilità può tuttavia creare una serie di problemi. Non solo il contenuto delle comunicazioni elettroniche può essere facilmente frainteso (determinando sempre più spesso contenzioso) ma è alto il rischio che la corrispondenza venga letta da un soggetto diverso rispetto al destinatario cui è diretta. E’ di questo che si occupa l’articolo, dei pericoli che possono derivare da un uso poco accorto della posta elettronica ai soggetti che ne fanno un uso professionale: riduzione di efficienza, diffusione di informazioni riservate, compromissione dei rapporti con i clienti.

L’approfondimento di MacAvoy e Espinoza-Madrigal prende spunto da una serie di cattive prassi molto diffuse ed è ricco di riferimenti a casi realmente accaduti in cui un uso poco accorto della posta elettronica ha provocato danni rilevanti: avvocati che hanno violato il segreto professionale, dipendenti licenziati per e-mail inopportune, un clic su  “rispondi a tutti” che ha fatto finire una conversazione riservata sulle prime pagine di importanti quotidiani. Questi aneddoti dimostrano in modo evidente l’importanza di rispettare alcune cautele nell’uso della posta elettronica (non solo in ambito professionale). L’articolo contiene quindi un vademecum con dieci suggerimenti pratici da seguire (e, perchè no, da inserire nella policy aziendale):

1. Adottare le misure necessarie per proteggere le informazioni riservate (come password e crittografia);
2. Indicare espressamente se il messaggio contiene informazioni riservate (ad esempio nell’oggetto o con un disclaimer);
3. Scrivere ogni e-mail con la stessa attenzione che avremmo nella stesura di un documento tradizionale (parere, memorandum);
4. Controllare con attenzione l’email prima dell’invio;
5. Non essere frettolosi nel rispondere ai messaggi ricevuti: nessuno ricorda chi risponde immediatamente, tutti ricordano chi risponde in maniera adeguata;
6. Archiviare in modo preciso la corrispondenza elettronica;
7. Pensare se una telefonata potrebbe essere più appropriata;
8. Prestare attenzione ai destinatari (verificando gli indirizzi e riducendo al minimo l’uso del “Cc”);
9. Inserire le e-mail nei fascicoli di ciascun cliente;
10. Rispettare la netiquette (ad es. non usare le emoticons).

Si tratta di regole imposte dal buon senso, prima che da norme giuridiche e qualcuno potrebbe obiettare che si tratta di suggerimenti scontati; forse è così, ma è semplice guardare nella nostra mailbox per vedere come spesso, per la fretta, molti tendono a dimenticare di seguire questi semplici accorgimenti.

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