Questo blog non è in vacanza, o almeno non ancora. Il silenzio delle ultime settimane è stato determinato non solo dal classico aumento di lavoro che precede le ferie (i clienti preferiscono partire dopo aver intrapreso o definito le proprie controversie) ma anche da alcuni progetti interessanti per i prossimi mesi e da un libro che ho scritto sulla Nuova Amministrazione Digitale (che uscirà nelle prossime settimane).

Prima di ritornare ai molti post iniziati ma non ancora pubblicati, mi piace riprendere la rubrica Articolo della settimana per condividere con voi una riflessione maturata in questi mesi densi di riunioni, incontri e appuntamenti.

Lo spunto me lo ha fornito la notizia relativa alla proposta avanzata in un articolo del Financial Times di vietare ai manager l’uso degli smartphone durante le riunioni dei Consigli di Amministrazione; l’idea alla base della proposta è semplice: l’uso di questi dispositivi distrae i manager e, di conseguenza, potrebbe condurre a decisioni sbagliate.

Ho provato ad applicare il ragionamento alla mia esperienza di avvocato e consulente; Blackberry, iPhone e palmari sono diventati un vero e proprio status symbol della professione di avvocato: consentono al professionista di accedere alle informazioni di cui ha bisogno in qualsiasi momento e di essere sempre reperibile.

Tuttavia, l’uso di questi strumenti può danneggiare la reputazione del profesionista in quanto può destare una cattiva impressione in chi lo circonda.
Se siete in una riunione o in una cena di lavoro e il vostro dito rimane incollato al cellulare, è molto difficile concludere nuovi accordi o stringere importanti relazioni. E ciò anche se non inviate messaggi, ma semplicemente che vi limitate a controllare di aver ricevuto nuovi sms o e-mail.
Controllando costantemente il vostro telefono, infatti, fate capire che qualunque cosa accada sul vostro cellulare è più importante della conversazione che state avendo con le persone che sono con voi.

Ho quindi deciso di segnalare il post scritto qualche tempo fa da Allison C. Shields sul suo blog dal titolo “BlackBerry Behavior: Is it hurting your reputation?“. Il post parte dalla premessa secondo cui gli smartphone possono apportare apprezzabili vantaggi con riferimento all’aumento della produttività e alla facilità di mantenere i contatti con i clienti ma, se non utilizzati intelligentemente, possono diventare distrazioni che incidono in modo negativo sulla reputazione del professionista.

I consigli di Shields sono semplici:
1. se partecipate ad un meeting, spegnete il vostro smartphone; se proprio dovete tenerlo acceso, usate la modalità silenziosa, ma ricordatevi di non lasciarlo sul tavolo perchè potrebbe comunque disturbare coloro che sono con voi (specialmente se è attiva la vibrazione);
2. se siete in attesa di una chiamata o di un messaggio importante, comunicatelo agli altri partecipanti e sedetevi vicino alla porta in modo da poter uscire in modo discreto quando dovete usare il telefono;
3. ricordate che coloro che vi circondano vi giudicano in base ai vostri gesti; se siete con un cliente e controllate il cellulare, il cliente penserà di non essere importante per voi (e non è una cosa che piace ad un cliente );
4. rispondere ad un e-mail durante una riunione o una cena di lavoro può essere doppiamente pericoloso: tanto per l’impressione che fate ai vostri interlocutori quanto per gli errori, specialmente di battitura, che si possono commettere nello scrivere;
5. anche se pensate che nessuno vi veda mentre usate il vostro telefono sotto il tavolo, sappiate invece che c’è sicuramente qualcuno che se n’è accorto;
6. riconsiderate le vostre priorità, cosa è urgente e cosa può aspettare; ragionate non solo a breve termine (rispondere ad un e-mail subito piuttosto che tra un’ora) ma anche a lungo termine (se il cliente ha una cattiva opinione di voi, potreste perderlo);
7. il bluetooth è una grande tecnologia ma non è bello a vedersi, per cui rimuovete i vostri auricolari quando siete con altre persone;
8. state attenti quando usate i vostri cellulari anche se non siete durante un incontro di lavoro ma sul treno o al ristorante. Innanzitutto correte il rischio di divulgare informazioni riservate relative ai vostri clienti; e poi la persona che vi siede accanto potrebbe essere un vostro prossimo partner, se farete una buona impressione;
9. fate attenzione al live twitting, può essere molto interessante per i vostri followers ma, prima di farlo, assicuratevi che non crei problemi a chi è con voi. Credete che il vostro cliente apprezzerebbe i tweet scritti dal Tribunale mentre siete insieme a lui ad aspettare la decisione del Giudice?

Si tratta di regole di buon senso e qualcuno potrebbe obiettare che si tratta di suggerimenti scontati; forse è così, ma è semplice pensare alla nostra ultima riunione o all’ultimo viaggio in treno per vedere come spesso molti tendono a dimenticare di seguire questi semplici accorgimenti.

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Quinto appuntamento con la rubrica settimanale dedicata alla segnalazione dell’approfondimento giuridico più interessante.

Questa settimana segnalo l’articolo scritto dai due colleghi Andrea Lisi e Graziano Garrisi dal titolo “Privacy, gli obblighi degli amministratori di sistema“.
L’approfondimentro tratta un tema di stretta attualità, ovvero il recente provvedimento con cui il Garante Privacy ha dettato “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema“. L’articolo, che ha il pregio di fornire un primo commento al suddetto provvedimento, parte dalla considerazione sulla centralità del ruolo dell’amministratore di sistema nel doveroso adempimento delle cautele imposte dalla normativa in materia di riservatezza di dati personali.

Basti pensare, infatti, che molto spesso l’amministratore di sistema è dotato di una particolare posizione a cui spetta anche la capacità di stabilire – in raccordo con il titolare e/o eventuali altri responsabili dei relativi trattamenti – chi può accedere in modo privilegiato alle risorse del sistema informativo e a tutti i dati personali aziendali (anche sensibili): per tale motivo gli amministratori di sistema devono essere scelti con particolare attenzione, poiché i rischi che possono correre le banche dati o le reti informatiche sono sempre più elevati.

Gli autori affrontano in modo snello ed efficacie le novità previste dal nuovo provvedimento del Garante:
a) maggiore attenzione nella valutazione del soggetto cui affidare l’incarico di amministratore di sistema;
b) menzione dell’elenco degli amministratori di sistema nell’ambito del documento programmatico sulla sicurezza;
c) necessaria verifica da parte dei titolari del trattamento dell’operato degli amministratori di sistema;
d) registrazione degli acessi ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori.

E’ proprio a quest’ultima novità che Lisi e Garrisi dedicano una parte importante delle loro riflessioni: il provvedimento in parola, infatti, obbliga gli amministratori di sistema ad adottare dei sistemi di registrazione degli accessi che abbiano le caratteristiche della completezza ed inalterabilità e che consentano la conservazione dei relativi dati per un periodo di tempo congruo, e comunque non inferiore a sei mesi. Si tratta di una misura di non facile applicazione, la cui introduzione ha già sollevato critiche e perplessità.

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Primo appuntamento del 2009 con la rubrica dedicata alla segnalazione dell’approfondimento più interessante in materia di diritto delle nuove tecnologie.

Questa settimana, ho deciso di segnalare un video realizzato da Marco Scialdone dal titolo “In cerca di equilibrio… (le regole della creatività al tempo di Internet)“; si tratta di un approfondimento (molto curato ed originale) sugli eccessi che hanno contraddistinto la politica legislativa degli ultimi anni in materia di pirateria digitale. Il video, realizzato in risposta alla presentazione della Conferenza “Cultura digitale e politica dell’innovazione”, è un brillante esempio di come le tematiche giuridiche possano essere affrontate anche in modo accattivante ed accessibile a tutti.

La riflessione di Marco Scialdone parte dalla constatazione per cui

Se fosse possibile sintetizzare in una sola parola le vicende del diritto d’autore degli ultimi 15 anni, la parola sarebbe sicuramente eccesso.

Questi ultimi anni sono stati, infatti, caratterizzati dal dibattito tra chi, da una parte, sosteneva la morte del diritto d’autore in nome di un generico “diritto alla cultura” e chi riteneva necessario inasprire le sanzioni per i casi di pirateria digitale. Come nota giustamente Scialdone, poi, la politica ha incoraggiato questi eccessi non riuscendo a portare avanti una politica equilibrata che difendesse il diritto d’autore quale strumento necessario per la diffusione della cultura, adeguandone la tutela alle problematiche poste dalle nuove tecnologie. Ed invece, nell’ultimo periodo gli interventi sulla normativa in materia di copyright hanno riguardato quasi esclusivamente l’inasprimento del trattamento sanzionatorio (come dimostra anche il caso della c.d. “dottrina Sarkozy” che sta per diventare legge in Francia).

Occorre, quindi, fermare gli eccessi e ragionare su proposte di maggiore equilibrio; Scialdone cita ad esempio il documento redatto dal Comitato Consultivo Permanente sul diritto d’autore (disponibile qui) che rappresenta il tentativo di raggiungere una sintesi tra le ragioni degli autori e le esigenze di consentire il massimo accesso e la massima fruizione delle opere protette, evitando le inutili criminalizzazioni.

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Nonostante il periodo festivo, prosegue la rubrica “Articolo della settimana” dedicata al più interessante approfondimento pubbicato sul web giuridico. Tra gli articoli e i post di questi giorni ho deciso di segnalare lo studio (in inglese) di due colleghi statunitensi Janice MacAvoy e Ivan Espinoza-Madrigal dal titolo accattivante “Pensaci due volte prima di cliccare su Invia! Considerazioni pratiche sull’uso della posta elettronica“. L’articolo inizia con una frase che io uso spesso quando parlo in pubblico di Internet (specialmente dei social networks):

Non inviare un’e-mail se non fossi felice di vederla pubblicata sulla prima pagina di un giornale o ovunque su Internet.

La posta elettronica è ormai uno strumento essenziale nei rapporti personali e commerciali, ci consente di comunicare con amici, clienti e colleghi in modo di gran lunga più efficiente rispetto ad altri mezzi di comunicazione; questa stessa versatilità può tuttavia creare una serie di problemi. Non solo il contenuto delle comunicazioni elettroniche può essere facilmente frainteso (determinando sempre più spesso contenzioso) ma è alto il rischio che la corrispondenza venga letta da un soggetto diverso rispetto al destinatario cui è diretta. E’ di questo che si occupa l’articolo, dei pericoli che possono derivare da un uso poco accorto della posta elettronica ai soggetti che ne fanno un uso professionale: riduzione di efficienza, diffusione di informazioni riservate, compromissione dei rapporti con i clienti.

L’approfondimento di MacAvoy e Espinoza-Madrigal prende spunto da una serie di cattive prassi molto diffuse ed è ricco di riferimenti a casi realmente accaduti in cui un uso poco accorto della posta elettronica ha provocato danni rilevanti: avvocati che hanno violato il segreto professionale, dipendenti licenziati per e-mail inopportune, un clic su  “rispondi a tutti” che ha fatto finire una conversazione riservata sulle prime pagine di importanti quotidiani. Questi aneddoti dimostrano in modo evidente l’importanza di rispettare alcune cautele nell’uso della posta elettronica (non solo in ambito professionale). L’articolo contiene quindi un vademecum con dieci suggerimenti pratici da seguire (e, perchè no, da inserire nella policy aziendale):

1. Adottare le misure necessarie per proteggere le informazioni riservate (come password e crittografia);
2. Indicare espressamente se il messaggio contiene informazioni riservate (ad esempio nell’oggetto o con un disclaimer);
3. Scrivere ogni e-mail con la stessa attenzione che avremmo nella stesura di un documento tradizionale (parere, memorandum);
4. Controllare con attenzione l’email prima dell’invio;
5. Non essere frettolosi nel rispondere ai messaggi ricevuti: nessuno ricorda chi risponde immediatamente, tutti ricordano chi risponde in maniera adeguata;
6. Archiviare in modo preciso la corrispondenza elettronica;
7. Pensare se una telefonata potrebbe essere più appropriata;
8. Prestare attenzione ai destinatari (verificando gli indirizzi e riducendo al minimo l’uso del “Cc”);
9. Inserire le e-mail nei fascicoli di ciascun cliente;
10. Rispettare la netiquette (ad es. non usare le emoticons).

Si tratta di regole imposte dal buon senso, prima che da norme giuridiche e qualcuno potrebbe obiettare che si tratta di suggerimenti scontati; forse è così, ma è semplice guardare nella nostra mailbox per vedere come spesso, per la fretta, molti tendono a dimenticare di seguire questi semplici accorgimenti.

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Nel web giuridico la settimana che si è appena conclusa è stata molto ricca di discussioni e approfondimenti interessanti; oltre alla lettura dei feed, ho ricevuto diverse gradite segnalazioni.

Senza nulla togliere agli altri, ho deciso di segnalare un articolo scritto da Stefano Bendandi dal titolo “Software as a Service (SaaS): aspetti giuridici e negoziali“. Innanzitutto mi ha colpito per l’interessante scelta del tema: il SaaS è un fenomeno molto rilevante e sta prendendo piede non solo tra le aziende, ma anche nella Pubblica Amministrazione. L’articolo parte dall’enunciazione dei punti di forza che hanno determinato il successo del modello di SaaS per poi passare ad analizzare le problematiche giuridiche più rilevanti; nella mia esperienza ho avuto modo di riscontrare che si tratta di aspetti spesso sottovalutati: problemi legati alla sicurezza, profili legati all’adempimento della normativa in materia di privacy, necessità di fare affidamento su precisi livelli di sicurezza, protezione della proprietà intellettuale ed industriale.

Bendandi approfondisce questi aspetti sottolineando i punti che devono essere disciplinati nei relativi contratti. E’ più che condivisibile l’affermazione per cui

le implicazioni legali e la complessità delle questioni che ne derivano, soprattutto in un’ottica di bilanciamento di interessi contrapposti, richiedono un’attenta valutazione di tutti gli aspetti insiti nel regolamento negoziale.

L’articolo di Bendandi ha quindi il merito di porre la necessaria attenzione sulle clausole contrattuali in materia di SaaS, illustrando i profili che – se trascurati in sede negoziale – rischiano di generare contenzioso.

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Ogni giorno leggo decine di post e articoli molto interessanti in materia di diritto delle nuove tecnologie, alcuni li segnalo su Twitter ed altri li aggiungo nel mio Delicious.

Piuttosto che tenerli nascosti tra i miei preferiti, ho pensato che potrebbe essere un buon servizio di Diritto 2.0 condividere quello che ritengo sia il più interessante articolo della settimana in materia.

Questa settimana ho deciso di segnalare un articolo pubblicato da Andrea Monti dal titolo “Sono legali le aste al ribasso?“. L’articolo tenta di dare risposta ad una domanda che in molti (imprenditori e utenti) si sono posti in quest’ultimo periodo; abbiamo tutti sentito che per molti tali aste rappresentano un gioco d’azzardo vietato per legge. Ho sempre pensato che tale soluzione fosse eccessivamente superficiale e che l’affermazione per cui le aste al ribasso sarebbero sempre illegali è troppo semplicistica e giuridicamente azzardata.

Monti analizza la questione in modo semplice ma efficace partendo dall’analisi del fenomeno e, dopo aver enucleato i profili giuridici più rilevanti, arriva ad una conclusione assai condivisibile:

La risposta alla domanda “sono legali le aste al ribasso” è, dunque, “si, ma non sempre”.

L’articolo di Monti ha dunque il pregio di affrontare la questione da un punto di vista giuridico, superando le critiche preconcette che hanno riguardato questo genere di aste: la legalità delle aste al ribasso dipende molto dalla correttezza del venditore e da come il singolo sistema è concretamente strutturato.

P.S. Le fonti cui attingo sono in gran parte indicate nel blogroll. Se pensate che ci siano degli articoli (o dei post) che meritano di essere citati in questa rubrica, segnalatemeli nei commenti, oppure via mail (edu@ernestobelisario.eu) o via Twitter.

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