Questo blog non è in vacanza, o almeno non ancora. Il silenzio delle ultime settimane è stato determinato non solo dal classico aumento di lavoro che precede le ferie (i clienti preferiscono partire dopo aver intrapreso o definito le proprie controversie) ma anche da alcuni progetti interessanti per i prossimi mesi e da un libro che ho scritto sulla Nuova Amministrazione Digitale (che uscirà nelle prossime settimane).

Prima di ritornare ai molti post iniziati ma non ancora pubblicati, mi piace riprendere la rubrica Articolo della settimana per condividere con voi una riflessione maturata in questi mesi densi di riunioni, incontri e appuntamenti.

Lo spunto me lo ha fornito la notizia relativa alla proposta avanzata in un articolo del Financial Times di vietare ai manager l’uso degli smartphone durante le riunioni dei Consigli di Amministrazione; l’idea alla base della proposta è semplice: l’uso di questi dispositivi distrae i manager e, di conseguenza, potrebbe condurre a decisioni sbagliate.

Ho provato ad applicare il ragionamento alla mia esperienza di avvocato e consulente; Blackberry, iPhone e palmari sono diventati un vero e proprio status symbol della professione di avvocato: consentono al professionista di accedere alle informazioni di cui ha bisogno in qualsiasi momento e di essere sempre reperibile.

Tuttavia, l’uso di questi strumenti può danneggiare la reputazione del profesionista in quanto può destare una cattiva impressione in chi lo circonda.
Se siete in una riunione o in una cena di lavoro e il vostro dito rimane incollato al cellulare, è molto difficile concludere nuovi accordi o stringere importanti relazioni. E ciò anche se non inviate messaggi, ma semplicemente che vi limitate a controllare di aver ricevuto nuovi sms o e-mail.
Controllando costantemente il vostro telefono, infatti, fate capire che qualunque cosa accada sul vostro cellulare è più importante della conversazione che state avendo con le persone che sono con voi.

Ho quindi deciso di segnalare il post scritto qualche tempo fa da Allison C. Shields sul suo blog dal titolo “BlackBerry Behavior: Is it hurting your reputation?“. Il post parte dalla premessa secondo cui gli smartphone possono apportare apprezzabili vantaggi con riferimento all’aumento della produttività e alla facilità di mantenere i contatti con i clienti ma, se non utilizzati intelligentemente, possono diventare distrazioni che incidono in modo negativo sulla reputazione del professionista.

I consigli di Shields sono semplici:
1. se partecipate ad un meeting, spegnete il vostro smartphone; se proprio dovete tenerlo acceso, usate la modalità silenziosa, ma ricordatevi di non lasciarlo sul tavolo perchè potrebbe comunque disturbare coloro che sono con voi (specialmente se è attiva la vibrazione);
2. se siete in attesa di una chiamata o di un messaggio importante, comunicatelo agli altri partecipanti e sedetevi vicino alla porta in modo da poter uscire in modo discreto quando dovete usare il telefono;
3. ricordate che coloro che vi circondano vi giudicano in base ai vostri gesti; se siete con un cliente e controllate il cellulare, il cliente penserà di non essere importante per voi (e non è una cosa che piace ad un cliente );
4. rispondere ad un e-mail durante una riunione o una cena di lavoro può essere doppiamente pericoloso: tanto per l’impressione che fate ai vostri interlocutori quanto per gli errori, specialmente di battitura, che si possono commettere nello scrivere;
5. anche se pensate che nessuno vi veda mentre usate il vostro telefono sotto il tavolo, sappiate invece che c’è sicuramente qualcuno che se n’è accorto;
6. riconsiderate le vostre priorità, cosa è urgente e cosa può aspettare; ragionate non solo a breve termine (rispondere ad un e-mail subito piuttosto che tra un’ora) ma anche a lungo termine (se il cliente ha una cattiva opinione di voi, potreste perderlo);
7. il bluetooth è una grande tecnologia ma non è bello a vedersi, per cui rimuovete i vostri auricolari quando siete con altre persone;
8. state attenti quando usate i vostri cellulari anche se non siete durante un incontro di lavoro ma sul treno o al ristorante. Innanzitutto correte il rischio di divulgare informazioni riservate relative ai vostri clienti; e poi la persona che vi siede accanto potrebbe essere un vostro prossimo partner, se farete una buona impressione;
9. fate attenzione al live twitting, può essere molto interessante per i vostri followers ma, prima di farlo, assicuratevi che non crei problemi a chi è con voi. Credete che il vostro cliente apprezzerebbe i tweet scritti dal Tribunale mentre siete insieme a lui ad aspettare la decisione del Giudice?

Si tratta di regole di buon senso e qualcuno potrebbe obiettare che si tratta di suggerimenti scontati; forse è così, ma è semplice pensare alla nostra ultima riunione o all’ultimo viaggio in treno per vedere come spesso molti tendono a dimenticare di seguire questi semplici accorgimenti.